皆さん、こんにちは。
人財開発グループ広報担当の菊地です。
昨今、リモートワークが一般的になりつつありますが、クオリサイトテクノロジーズでは、オンラインでも円滑にコミュニケーションをとるためのノウハウを培ってきました。
今回は、リモート環境でのチームビルディングに取り組み、全社に向けて情報展開している社員のお話を紹介します。
～社員紹介～
宇和川 健太
産業ビジネス二部 第一グループ
當眞 嗣久
産業ビジネス二部 第一グループ
大津 美沙
産業ビジネス二部 第一グループ
■現在の取り組みにおける役割と意気込みを教えてください。
宇和川
アジャイル手法をリモート環境でも確立するため、リモートでもオフィスと同じようにコミュニケーションするための取り組みを推進しています。
リモートでも時間・空間・仲間の３つの「間」を共有できる環境を作っていきたいと考えています。
當眞
チームビルディングに役立つツールの調査や、社内へ広めるためのイベントの企画を担当しています。
リモート環境でもチームの心理的安全性向上を高める方法を模索しています。
大津
所属する課の方針や、会社から伝わる情報を整理して、メンバーが分かりやすく、かつ記憶に残りやすいようにイラストやグラフにまとめています。
リモートワークでも情報が早く正確に伝わる方法を模索しています。
■リモートでのチームビルディングには、どのような難しさがありますか？
宇和川
リモートワークや離れた拠点同士で業務を行う際、例えばTeamsやSlackといった会話の代替手段がありますが、顔が見えず反応がわからなかったり、話しかける頻度がどうしても減ってしまったりして、結果的に情報がうまく伝わっていないと感じることがありました。
大津
以前は同じ場所にメンバーが集まっていて、チーム間の情報共有なども気軽にできる環境でしたが、拠点が離れたことで、Web会議やチャットがチームごとに区切られるようになりました。
そのため、それぞれの開発チームで情報を持っていても、所属する課全体に共有されない状況になり、開発チーム間でのコミュニケーションがとりにくいと感じていました。
當眞
3年ほど前に私の開発チームが沖縄・北海道・東京の3拠点に分かれたのですが、沖縄のみでメンバーが集まっていたころに比べ、会話のきっかけとなる接点の減少を感じました。
■その難しさを解決するために、どのような取り組みをされていますか？
宇和川
私たちはリモートでも業務が円滑に行うには、仲間と同じ時間・空間を共有して過ごすことが大事だと考えています。
リモートでもオフラインのように会話を生む環境を作るために、まずは会話のきっかけとなる雑談・相談を気軽にできるバーチャルの職場空間を作りました。
現在は、その職場空間の中でコミュニケーションをとりやすくするツールを試行しています。
當眞
コミュニケーションツールに関しては、人によって文字のやり取りや会話など、話しやすい方法があるので、チャットツールやWeb会議ツールなど複数のものを併用しています。
ただ、それらのツールでは、やりとりや情報がどんどん流れて行って話の経緯が分からなくなる問題があり、情報が散漫にならない一覧性のある情報伝達方法についても検討しました。
そこで浮かんだのが、3年ほど前に社内の別の開発チームが拠点間の情報連携で使っていた「miro」というオンラインホワイトボードツールです。
会議や振り返りで書き込んだ内容をずっと保存できる点や、付箋などの豊富な機能を直感的な操作で簡単に使えることから、所属する課全体で導入し始めています。
大津
昨今、リモートワークが多くなっていることもあり、チームで担当作業を分割するよりも、まずは一人ひとり作ってみて、学習した内容や開発内容の違いなどを共有する方が進めやすいと考えました。
現在は、スケジュールした予定時間より遅れて通知されるという、沖縄の「ウチナータイム」を体感するジョークアプリを開発しています。
まずは簡単なアプリケーションから少しずつ複雑なアプリケーションへと徐々に難易度を上げて学習していく予定です。
■これまでもチャットツールやバーチャルオフィスでの会議等はあったと思いますが、miroを使用することでどのような変化がありましたか？
當眞
miroでは、チームごとやプロジェクト全体でKPTという方法での振り返りで主に使っています。
KPTとは、Keep（継続すること）、Problem（課題）、Try（解決策）の枠を作り、意見を出し合ってまとめる方法です。
その他、課全体の情報共有でもよく使っていますが、テンプレートが豊富にあるうえ、付箋や図の作成など基本機能のほか、グラフや外部サイトのリンクなど多くの拡張機能もあり、ワークショップがとてもスムーズになりました。
大津
Slackなどのチャットツールは過去のコメントが流れてしまったり、たくさんのスレッドを使い分けたりと煩雑になることがありました。しかしmiroは内容を1か所で全て見ることができるので、振り返りが楽になった部分があります。
宇和川
これまでプレゼンテーション資料や口頭で説明していた内容をmiroに集約することで、情報連携の効率が上がりました。
また、連携資料は内容が途中でも公開していますが、それを見たメンバーが意見を出し合うようになり、メンバーの理解度の向上にもつながりました。
■今後の取り組み予定や目標を教えてください。
當眞
今回紹介したmiroを始め、チームビルディングに関するワークショップを3か月に1度のペースで計画しています。
ツールの使い方や、私たちの考え方をお伝えし、それぞれが所属する課に持ち帰って、チームに合った方法を見つけてもらうことを目的としています。
宇和川
コロナ禍でリモートワークの導入を進めている企業は多いですが、私たちはもう一歩先を見ています。
ツールを使えるようにするだけでなく、リモートとオフラインどちらでも同じ量と質のコミュニケーションができるチーム・環境作りを目指しています。
将来的には、リモート環境での人材育成や業務効率向上ノウハウを外部へアピールしていきたいです。